Bedriftskjøp på nett: mva, faktura og storkjøp

Å handle for en bedrift er ikke det samme som å handle til seg selv

Samme butikk, samme produktside og ofte samme rabattkode kan gjelde enten du handler som privatperson eller for en bedrift, men det som skjer etterpå, er forskjellig. Et bedriftskjøp trenger som regel en ordentlig faktura og ikke bare en kvittering, kan behandles annerledes skattemessig og kan gi tilgang til egne priser for store kvanta som ikke vises for en vanlig privatkonto. Ingenting av dette gjelder i alle butikker. Det avhenger av om butikken har en egen bedrifts- eller forhandlerkonto, og det har mange mindre butikker ikke.

Få en ordentlig faktura, ikke bare en ordrebekreftelse

En e-post med ordrebekreftelse er ikke automatisk en gyldig faktura for regnskap eller skatt. En ordentlig faktura må som regel vise selgerens registrerte firmaopplysninger, organisasjonsnummer eller mva-nummer der det er aktuelt, beløpet med og uten merverdiavgift og hvilken avgiftssats som er brukt. Mange butikker lager dette automatisk når du har satt opp en bedriftskonto med de riktige opplysningene. Andre gir det bare hvis du ber om det, så det er lurt å sjekke butikkens vilkår for bedrifter og fakturering før du regner med at en vanlig kvittering holder til bokføringen.

Den europeiske union: mva og bedriftskjøp over landegrensene

Innenfor EU kan en bedrift som kjøper fra en leverandør i et annet medlemsland, ofte bruke ordningen med omvendt avgiftsplikt, såkalt «reverse charge». Forutsetningen er at begge bedriftene er mva-registrert og at riktig mva-nummer oppgis ved kjøpet. Da er det kjøperen som beregner og fører merverdiavgiften, i stedet for at selgeren legger den på direkte. For å få dette riktig må du som regel oppgi et gyldig mva-nummer når du oppretter kontoen eller i kassen, ellers tar butikken vanligvis merverdiavgift slik den ville gjort overfor en hvilken som helst forbruker. Dette er en generell beskrivelse og ikke skatterådgivning, og den nøyaktige behandlingen avhenger av begge parters mva-registrering og hvilke varer det gjelder. Merk at dette er en ordning for handel mellom EU-land. Norge er ikke med i EU, så for norske bedrifter som handler fra utlandet, gjelder de norske reglene for merverdiavgift ved import.

Storbritannia: mva-registrering og fakturaer

I Storbritannia kan en mva-registrert bedrift som hovedregel få tilbake merverdiavgift på reelle bedriftskjøp, men bare med en gyldig mva-faktura som viser leverandørens mva-nummer og den påkrevde fordelingen mellom beløp uten avgift, avgift og totalbeløp. En vanlig forbrukerkvittering oppfyller ofte ikke disse kravene. Derfor betyr det mer enn man skulle tro å sette opp en ordentlig bedriftskonto hos butikken, der det tilbys, hvis bedriften skal kreve tilbake avgiften. Butikker som først og fremst selger til forbrukere, tilbyr ikke alltid dette som standard, og du må kanskje spørre direkte.

USA: omsetningsavgift og videresalg

USA har ingen føderal merverdiavgift. I stedet fastsettes omsetningsavgift, «sales tax», på delstatsnivå og noen ganger lokalt, og behandlingen av bedriftskjøp varierer deretter. En bedrift som kjøper varer for videresalg, kan ofte bruke et videresalgssertifikat for å slippe omsetningsavgift på akkurat det kjøpet, fordi avgiften i stedet kreves inn senere fra sluttkunden. Dette må som regel avtales direkte med selgeren og varierer fra delstat til delstat. For varer bedriften kjøper til eget bruk og ikke for videresalg, gjelder vanligvis vanlig omsetningsavgift, og kravene til faktura bestemmes av selgeren og ikke av én felles føderal standard.

Priser for storkjøp og minstekvanta

Priser for storkjøp eller forhandlerpriser er som regel en egen ordning, adskilt fra rabattkodene som finnes for privatpersoner. De tilbys enten som et eget nivå for bedriftskontoer eller forhandles direkte med butikken over en viss mengde eller ordreverdi. Det er verdt å spørre butikken direkte om det finnes forhandlerpriser, selv om de ikke er annonsert, fordi mange butikker tilbyr dem uten å vise dem på den vanlige nettsiden. En stor bestilling kommer også ofte med andre leveringsvilkår, for eksempel frakt på pall og lengre leveringstid, og det bør du få bekreftet før du binder deg til et antall.

Dette bør du gjøre før et bedriftskjøp

• Sjekk om butikken har en egen bedrifts- eller forhandlerkonto før du bestiller.
• Finn ut hva som skal til for å få en ordentlig faktura med mva, ikke bare en ordrebekreftelse.
• Spør direkte om priser for storkjøp hvis de ikke vises, særlig ved større bestillinger som gjentas.
• Ta vare på koden og vilkårene sammen med fakturaen, siden noen koder bare gjelder privatkontoer og ikke bedriftskontoer.

Hvor du kan sjekke aktuelle butikker

Butikker etter kategori finner du på siden for kategorier, og en bestemt butikks vilkår for bedrifter eller forhandlere, der de finnes, kan du som regel finne via butikkens side på siden for butikker.