Yritykselle ostaminen ei ole sama kauppa kuin itselle ostaminen
Sama kauppa, sama tuotesivu ja usein sama alennuskoodi voivat päteä, oli ostaja yksityishenkilö tai yritys, mutta sen jälkeen tapahtuva eroaa. Yritysostoon tarvitaan yleensä asianmukainen lasku eikä pelkkä kuitti, sitä voidaan kohdella verotuksessa eri tavalla, ja se voi avata erillisen suurostohinnoittelun, jota tavalliselle kuluttajatilille ei näytetä. Mikään tästä ei ole yleispätevää kaupasta toiseen. Se riippuu siitä, tarjoaako kauppa erillisen yritystilin, eikä monilla pienemmillä kaupoilla sellaista ole.
Asianmukainen lasku, ei pelkkä tilausvahvistus
Tilausvahvistussähköposti ei automaattisesti ole kirjanpitoon tai verotukseen kelpaava lasku. Asianmukaisessa laskussa on yleensä oltava myyjän rekisteröidyt yritystiedot, verotunniste tai ALV-numero soveltuvin osin, veroton ja verollinen summa sekä sovellettu verokanta. Monet kaupat luovat sellaisen automaattisesti, kun yritystili tarvittavine tietoineen on perustettu. Toiset antavat sen vain pyydettäessä, joten kaupan yritys- tai laskutusehdot kannattaa tarkistaa ennen kuin nojaa kirjanpidossa tavalliseen kuittiin. Näin laskua ei tarvitse jälkikäteen erikseen pyytää.
Euroopan unioni: ALV ja rajat ylittävät yritysostot
EU:n sisällä yritys, joka ostaa toisessa jäsenmaassa sijaitsevalta toimittajalta, voi usein käyttää käännettyä verovelvollisuutta arvonlisäverossa, kunhan molemmat yritykset ovat ALV-rekisterissä ja oikea ALV-numero annetaan ostohetkellä. Tällöin arvonlisäveron tilittäminen siirtyy ostajalle sen sijaan, että myyjä veloittaisi sen suoraan. Onnistuminen edellyttää yleensä voimassa olevan ALV-numeron antamista tilin perustamisen tai kassan yhteydessä, sillä ilman sitä kauppa veloittaa tavallisesti arvonlisäveron kuten keneltä tahansa kuluttajalta. Tämä on yleiskuvaus eikä veroneuvontaa, ja tarkka käsittely riippuu molempien osapuolten ALV-rekisteröinnistä ja tavaran tyypistä.
Iso-Britannia: ALV-rekisteröinti ja laskut
Isossa-Britanniassa ALV-rekisteröity yritys voi yleensä vähentää asiallisista yritysostoista maksetun arvonlisäveron, mutta vain asianmukaisella ALV-laskulla, jossa on toimittajan ALV-numero ja vaadittu erittely verottomasta summasta, verosta ja verollisesta summasta. Tavallinen kuluttajakuitti ei usein täytä näitä vaatimuksia, minkä vuoksi kunnollisen yritystilin perustaminen kauppaan, jos sellaista tarjotaan, on vähennysten kannalta tärkeämpää kuin ensin näyttää. Pääasiassa kuluttajille myyvät kaupat eivät aina tarjoa tätä oletuksena, ja sitä voi joutua pyytämään suoraan.
Yhdysvallat: myyntivero ja jälleenmyynti
Yhdysvalloissa ei ole liittovaltion arvonlisäveroa. Sen sijaan myyntivero määrätään osavaltio- ja joskus paikallistasolla, ja sen käsittely yritysostoissa vaihtelee sen mukaan. Jälleenmyyntiin tavaraa ostava yritys voi usein käyttää jälleenmyyntitodistusta välttääkseen myyntiveron kyseisessä ostossa, koska vero kerätään myöhemmin loppuasiakkaalta, mutta tämä on yleensä sovittava suoraan myyjän kanssa ja se vaihtelee alueittain. Yrityksen omaan käyttöön ostetuista tavaroista peritään tavallisesti tavallinen myyntivero, ja laskutusvaatimukset määrää myyjä eikä yksi kansallinen standardi.
Suurostohinnoittelu ja vähimmäismäärät
Suurosto- tai yritysasiakashinnoittelu on yleensä eri järjestely kuin yksityisille ostajille tarjolla oleva alennuskoodi. Sitä tarjotaan joko erillisenä yritystilin tasona tai siitä sovitaan suoraan kaupan kanssa tietyn tilausmäärän tai -arvon ylittyessä. Kaupalta kannattaa kysyä suoraan, onko yrityshinnoittelua olemassa, vaikka sitä ei mainostettaisi julkisesti, sillä monet kaupat tarjoavat sitä listaamatta sitä yleiselle sivustolle. Isoon tilaukseen liittyy usein myös erilaiset toimitusehdot, kuten rahtikuljetus ja pidempi toimitusaika, jotka kannattaa varmistaa ennen kuin sitoutuu määrään. Isossa tilauksessa sovitut ehdot kannattaa pyytää myös kirjallisena.
Käytännön askeleet ennen yritysostoa
- Tarkista ennen tilausta, tarjoaako kauppa erillisen yritystilin.
- Varmista, mitä tarvitaan asianmukaisen ALV- tai verolaskun saamiseksi pelkän tilausvahvistuksen sijaan.
- Kysy suurostohinnoittelusta suoraan, jos sitä ei näytetä julkisesti, etenkin isoissa toistuvissa tilauksissa.
- Säilytä koodi ja sen ehdot laskun rinnalla, sillä osa koodeista on rajattu kuluttajatileihin eikä koske yritystilejä.
Mistä tarkistaa ajantasaiset kaupat
Kauppoja voi selata kategorioittain kategoriasivulla, ja tietyn kaupan yritysehdot, jos niitä tarjotaan, löytyvät yleensä sen omalta sivulta kauppasivun kautta.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko alennuskoodia aina käyttää yritystilin tilauksessa?
Ei aina. Osa koodeista on rajattu yksityisten kuluttajien tileihin, ja kyseisen koodin ehdoissa mainitaan tämä, jos se pätee. Koodin omien ehtojen tarkistaminen ennen kuin olettaa sen toimivan yritystilauksessa on ylimääräisen vaiheen arvoista.
Riittääkö tilausvahvistussähköposti yrityksen verotusasiakirjoiksi?
Yleensä ei yksinään. Tarvitaan tavallisesti asianmukainen ALV- tai verolasku, jossa on kyseisen maan vaatimat tiedot, ja se voidaan joutua pyytämään suoraan kaupalta, joka ei luo sitä automaattisesti.
Korvaako suurostohinnoittelu kaupan tavalliset alennuskoodit?
Ei välttämättä. Ne ovat yleensä erillisiä järjestelyjä. Se, voiko niitä yhdistää, riippuu kokonaan kaupan omista ehdoista, joten asia kannattaa varmistaa suoraan isosta tilauksesta neuvoteltaessa.
Pätevätkö EU:n rajat ylittävän ALV:n säännöt automaattisesti?
Eivät. Käännetty verovelvollisuus edellyttää yleensä voimassa olevan ALV-numeron antamista kassalla tai tiliä perustettaessa. Ilman sitä arvonlisävero veloitetaan tavallisesti kuten kuluttajalta.
