Att köpa till ett företag är inte samma affär som att köpa till sig själv
Samma butik, samma produktsida och ofta samma rabattkod kan gälla oavsett om köparen är en privatperson eller ett företag, men det som händer efteråt skiljer sig. Ett företagsköp behöver oftast en riktig faktura i stället för ett enkelt kvitto, kan behandlas annorlunda skattemässigt och kan ge tillgång till separata priser för större volymer som inte visas för ett vanligt privatkonto. Inget av detta gäller alla butiker. Det beror på om handlaren erbjuder ett särskilt företagskonto, och många mindre butiker gör det inte.
Få en riktig faktura, inte bara en orderbekräftelse
Ett mejl med orderbekräftelse är inte automatiskt en giltig faktura för bokföring eller skatt. En riktig faktura behöver oftast visa säljarens registrerade företagsuppgifter, ett skatte- eller momsregistreringsnummer där det är aktuellt, beloppen före och efter moms samt vilken momssats som använts. Många butiker skapar detta automatiskt när ett företagskonto med rätt uppgifter har lagts upp, andra lämnar det bara på begäran. Därför är det bra att kolla butikens villkor för företag och fakturering innan du förlitar dig på ett vanligt kvitto i bokföringen.
Europeiska unionen: moms och företagsköp över gränserna
Inom EU kan ett företag som köper från en leverantör i ett annat medlemsland ofta använda omvänd skattskyldighet för momsen, förutsatt att båda företagen är momsregistrerade och att rätt momsregistreringsnummer anges vid köpet. Då flyttas redovisningen av momsen till köparen i stället för att säljaren tar ut den direkt. För att det ska bli rätt behöver du i regel ange ett giltigt momsregistreringsnummer när du skapar kontot eller i kassan, eftersom butiken annars oftast tar ut moms precis som från en privatperson. Det här är en allmän beskrivning och inte skatterådgivning, och den exakta behandlingen beror på båda parternas momsregistrering och vilken typ av varor det gäller.
Momsregistrering och fakturor i praktiken
Ett momsregistrerat företag kan i regel dra av momsen på inköp som hör till verksamheten, men bara med en korrekt faktura som visar leverantörens momsregistreringsnummer och den uppdelning i belopp före moms, moms och totalbelopp som krävs. Ett vanligt konsumentkvitto uppfyller ofta inte de kraven, och därför betyder det mer än man först tror att lägga upp ett riktigt företagskonto hos en butik, där det finns, om du vill kunna dra av momsen. Butiker som främst säljer till privatpersoner erbjuder inte alltid detta som standard, och du kan behöva fråga dem direkt. De exakta kraven på en faktura kan skilja sig mellan länder, så kolla vad som gäller där företaget är registrerat.
Länder utan moms: försäljningsskatt och vidareförsäljning
Alla länder har inte moms. I vissa tas i stället en försäljningsskatt ut, ibland på regional eller lokal nivå, och hur den behandlas vid företagsköp skiljer sig därefter. Ett företag som köper varor för vidareförsäljning kan där ibland slippa skatten på just det köpet med ett särskilt intyg om vidareförsäljning, eftersom skatten i stället tas ut senare av slutkunden. Det behöver dock oftast ordnas direkt med säljaren och varierar mellan regioner. För varor som företaget köper för eget bruk, och inte för vidareförsäljning, gäller vanligen den ordinarie skatten, och kraven på fakturan bestäms då ofta av säljaren snarare än av en gemensam standard.
Volympriser och minsta beställningsmängd
Volym- eller företagspriser är oftast ett separat upplägg, skilt från de rabattkoder som finns för privatpersoner. De erbjuds antingen som en egen nivå för företagskonton eller förhandlas direkt med butiken över en viss mängd eller ordersumma. Det är värt att fråga butiken direkt om det finns företagspriser även om de inte marknadsförs öppet, eftersom många handlare erbjuder det utan att visa det på den vanliga webbplatsen. En större beställning har också ofta andra leveransvillkor, till exempel godsfrakt och längre leveranstid, och det är bra att bekräfta innan du bestämmer dig för en viss mängd.
Praktiska steg före ett företagsköp
- Kolla om butiken erbjuder ett särskilt företagskonto innan du beställer.
- Bekräfta vad som krävs för att få en riktig faktura med moms eller skatt, inte bara en orderbekräftelse.
- Fråga direkt om volympriser om de inte visas öppet, särskilt vid större återkommande beställningar.
- Spara koden och dess villkor tillsammans med fakturan, eftersom vissa koder bara gäller privatkonton och inte företagskonton.
Var du kollar aktuella butiker
Butiker per kategori hittar du på sidan kategorier, och en viss handlares villkor för företag, där sådana finns, hittar du oftast via dess sida under butiker.
Vanliga frågor
Kan en rabattkod alltid användas för en beställning på ett företagskonto?
Inte alltid. Vissa koder gäller bara privatkonton, och i så fall framgår det av butikens villkor för just den koden. Det är värt det extra steget att läsa kodens villkor innan du utgår från att den fungerar för en företagsbeställning.
Räcker ett mejl med orderbekräftelse för företagets bokföring?
Oftast inte ensamt. En riktig faktura med moms eller skatt, med de uppgifter som krävs där företaget är registrerat, behövs i regel, och den kan behöva begäras direkt från en butik som inte skapar den automatiskt.
Ersätter volympriser butikens vanliga rabattkoder?
Inte nödvändigtvis, de är oftast separata upplägg. Om de går att kombinera beror helt på butikens egna villkor, så det är värt att bekräfta direkt när du förhandlar om en större beställning.
Gäller EU:s momsregler för köp över gränserna automatiskt?
Nej. Omvänd skattskyldighet kräver i regel att du anger ett giltigt momsregistreringsnummer i kassan eller när du skapar kontot. Utan det tas momsen oftast ut precis som från en privatperson.
