Kopen voor je bedrijf is een andere transactie dan kopen voor jezelf
Dezelfde webshop, dezelfde productpagina en vaak ook dezelfde kortingscode kunnen gelden, of je nu als particulier of als bedrijf koopt, maar wat er daarna gebeurt, is anders. Een zakelijke aankoop heeft meestal een correcte factuur nodig in plaats van een simpel kassabonnetje, kan voor de belasting anders worden behandeld en kan toegang geven tot aparte volumeprijzen die een gewoon particulier account niet te zien krijgt. Dat is niet bij elke webshop zo. Het hangt ervan af of een winkel een apart zakelijk account aanbiedt, en veel kleinere webshops doen dat niet.
Een echte factuur krijgen, niet alleen een orderbevestiging
Een e-mail met een orderbevestiging is niet automatisch een geldige factuur voor je boekhouding of de belasting. Een correcte factuur vermeldt meestal de geregistreerde bedrijfsgegevens van de verkoper, een fiscaal nummer of btw-nummer waar dat van toepassing is, de bedragen exclusief en inclusief btw en het toegepaste btw-tarief. Veel webshops maken zo'n factuur automatisch aan zodra je een zakelijk account met de juiste gegevens hebt ingesteld. Andere sturen hem alleen op verzoek, dus het is verstandig om de zakelijke of factuurvoorwaarden van een webshop te checken voordat je voor je administratie op een gewone bon vertrouwt.
Europese Unie: btw en grensoverschrijdende zakelijke aankopen
Binnen de EU kan een bedrijf dat inkoopt bij een leverancier in een andere lidstaat vaak gebruikmaken van de verleggingsregeling voor btw, op voorwaarde dat beide bedrijven voor de btw geregistreerd zijn en het juiste btw-nummer bij de aankoop wordt opgegeven. De btw wordt dan verlegd naar de koper, in plaats van dat de verkoper de btw rechtstreeks in rekening brengt. Om dat goed te laten verlopen, moet je meestal een geldig btw-nummer opgeven bij het aanmaken van je account of bij het afrekenen, want zonder dat nummer rekent een webshop doorgaans gewoon btw zoals bij elke consument. Dit is een algemene beschrijving en geen belastingadvies. Hoe het precies uitpakt, hangt af van de btw-registratie van beide partijen en van het soort goederen.
Verenigd Koninkrijk: btw-registratie en facturen
Ook in het Verenigd Koninkrijk kan een btw-plichtig bedrijf de btw op zakelijke aankopen over het algemeen terugvragen, maar alleen met een geldige btw-factuur waarop het btw-nummer van de leverancier en de vereiste uitsplitsing naar bedragen exclusief btw, btw en inclusief btw staan. Een gewone consumentenbon voldoet daar vaak niet aan. Daarom is het daar, net als in de EU, belangrijker dan het op het eerste gezicht lijkt om een echt zakelijk account bij een webshop aan te maken als die dat aanbiedt. Webshops die vooral aan consumenten verkopen, bieden dit niet altijd standaard aan en moeten er soms rechtstreeks om worden gevraagd.
Verenigde Staten: sales tax en doorverkoop
De Verenigde Staten hebben geen btw op landelijk niveau. In plaats daarvan wordt er een omzetbelasting, de sales tax, geheven op het niveau van de afzonderlijke staten en soms ook lokaal, en de behandeling van zakelijke aankopen verschilt daardoor. Een bedrijf dat goederen inkoopt om door te verkopen, kan vaak met een speciaal certificaat voorkomen dat het over die aankoop sales tax betaalt, omdat de belasting later bij de eindklant wordt geïnd. Dat moet meestal rechtstreeks met de verkoper worden geregeld en verschilt per staat. Voor goederen die het bedrijf zelf gebruikt en niet doorverkoopt, geldt meestal gewoon sales tax, en de eisen aan facturen worden door de verkoper bepaald en niet door één landelijke norm.
Volumeprijzen en minimale aantallen
Volume- of zakelijke prijzen zijn meestal een aparte regeling, los van kortingscodes voor particuliere shoppers. Ze worden aangeboden als een apart niveau binnen een zakelijk account, of je maakt er rechtstreeks afspraken over met de webshop vanaf een bepaald aantal of een bepaald bedrag. Het loont om een webshop gewoon te vragen of er zakelijke prijzen zijn, ook als die niet publiek worden geadverteerd, want veel winkels bieden ze aan zonder ze op de algemene website te zetten. Een grote bestelling heeft bovendien vaak andere leveringsvoorwaarden, zoals verzending per vracht en een langere levertijd. Controleer dat voordat je je aan een aantal vastlegt.
Praktische stappen voor een zakelijke aankoop
- Kijk voor je bestelt of de webshop een apart zakelijk account aanbiedt.
- Ga na wat je nodig hebt om een correcte btw-factuur te krijgen, en niet alleen een orderbevestiging.
- Vraag rechtstreeks naar volumeprijzen als die niet publiek zichtbaar zijn, zeker bij grotere, terugkerende bestellingen.
- Bewaar een gebruikte code en de voorwaarden ervan bij de factuur, want sommige codes gelden alleen voor particuliere accounts en niet voor zakelijke.
Waar je actuele webshops checkt
Webshops per categorie vind je op de pagina categorieën, en de zakelijke voorwaarden van een specifieke winkel, als die er zijn, vind je meestal via de eigen pagina van die winkel op de pagina webshops.
Veelgestelde vragen
Kun je een kortingscode altijd gebruiken bij een bestelling met een zakelijk account?
Niet altijd. Sommige codes gelden alleen voor particuliere accounts, en als dat zo is, staat het in de voorwaarden van die specifieke code. Het is de moeite waard om die voorwaarden te lezen voordat je ervan uitgaat dat de code ook bij een zakelijke bestelling werkt.
Is een e-mail met de orderbevestiging genoeg voor de belastingadministratie van een bedrijf?
Meestal niet op zichzelf. Je hebt over het algemeen een correcte btw-factuur nodig met de gegevens die in jouw land vereist zijn, en die moet je soms rechtstreeks opvragen bij een webshop die hem niet automatisch aanmaakt.
Vervangen volumeprijzen de gewone kortingscodes van een webshop?
Niet per se, meestal zijn het aparte regelingen. Of je ze kunt combineren, hangt helemaal af van de voorwaarden van de webshop zelf, dus vraag dat rechtstreeks na als je over een grote bestelling onderhandelt.
Wordt de Europese btw-verlegging automatisch toegepast?
Nee. Voor de verleggingsregeling moet je meestal een geldig btw-nummer opgeven bij het afrekenen of bij het aanmaken van je account. Zonder dat nummer wordt er doorgaans btw gerekend zoals bij een consument.
